Các công ty sử dụng đơn đặt hàng vì một số lý do. Đơn đặt hàng cho phép người mua truyền đạt rõ ràng và rõ ràng ý định của họ với người bán. Họ cũng có thể giúp một đại lý mua hàng để quản lý các đơn đặt hàng đến và các đơn đặt hàng đang chờ xử lý. Người bán cũng được bảo vệ bởi PO trong trường hợp người mua từ chối trả tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ.[2]

Đơn đặt hàng cung cấp lợi ích trong đó họ hợp lý hóa quy trình mua hàng theo một quy trình chuẩn. Người cho vay thương mại hoặc tổ chức tài chính có thể cung cấp hỗ trợ tài chính trên cơ sở đơn đặt hàng.[2] Có nhiều cơ sở tài chính thương mại khác nhau mà hầu hết mọi tổ chức tài chính đều cho phép người kinh doanh sử dụng chống lại các đơn đặt hàng như:

1. Trước khi giao hàng tín dụng cơ sở
2. Cơ sở tín dụng bưu chính
3. Cơ sở tài chính thương mại
4. Cơ sở tín dụng mua hóa đơn nước ngoài
5. Hóa đơn tín dụng hưu trí
6. Xác nhận đơn hàng
7. Theo sát

Mục đích của đơn đặt hàng là mua vật liệu để tiêu thụ trực tiếp hoặc để dự trữ, mua dịch vụ, đáp ứng yêu cầu của khách hàng bằng cách sử dụng các nguồn lực bên ngoài hoặc mua một vật liệu cần thiết trong các nhà máy từ nguồn nội bộ (Chuyển nhượng cổ phần trong nhà máy đường dài). Họ cũng có thể thực hiện các giao dịch mua sắm chỉ một lần và tối ưu hóa việc mua bằng cách tận dụng tối đa các điều kiện đã đàm phán hoặc để sử dụng tối ưu năng lực vận chuyển hiện có.[2]

Tạo một đơn đặt hàng thường là bước đầu tiên của quy trình mua hàng để thanh toán trong hệ thống ERP. Đơn đặt hàng có thể yêu cầu mã SKU. Trong hệ thống ERP, đơn đặt hàng có thể được tạo thủ công và có thể yêu cầu xác nhận hoặc thay đổi thông qua chỉnh sửa. Trong hệ thống ERP (chẳng hạn như trong SAP), việc tạo thủ công đơn đặt hàng trong hệ thống có thể trông giống như "Hậu cần -> Quản lý vật liệu -> Mua hàng -> Đơn đặt hàng -> Tạo" và cung cấp Mã giao dịch. Loại tài liệu này sẽ được chọn từ màn hình. Một tra cứu mã nhà cung cấp có thể cần phải được chọn cho các bước đặt hàng mua, cũng như những thứ như nhóm tổ chức và mã công ty.[3]